A gyarapodási naplóról
1. A rendelet 4. § (1) bekezdésében meghatározott kulturális javak nyilvántartására az intézménynek egy közös vagy az egyes szervezeti egységekben vagy gyűjteményekben külön-külön használt, több gyarapodási naplója lehet. Egy gyűjtemény azonban ez utóbbi esetben is legfeljebb egy be nem telt gyarapodási naplót használhat.
2. A gyarapodási naplót a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni az éves gyarapodás tételszámát, valamint a vásárlások összértékét. A záró adatok helyességét — a pénzügyi nyilvántartással történt összevetés után — a naplót kezelő muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint az intézmény körbélyegzőjével igazolják.
3. Év közben is záradékkal kell ellátni a gyarapodási naplót, ha a napló betelt, vagy — amennyiben a naplót egy muzeológus kezelte — a muzeológus személye változik.
A leltárkönyvről
4. A rendelet 5.§-ában meghatározott bármelyik leltárkönyv csak egy gyűjtemény anyagait tartalmazhatja. Egy gyűjteményen belül egyidejűleg csak egy leltárkönyv vezethető.
5. A leltárkönyveket a leltári számok folyamatosan növekvő sorrendjében kell vezetni; sorokat üresen hagyni, leltári számokat később leltározandó darabok számára lefoglalni nem lehet.
6. A bejegyzéseket a maradandóságot biztosító módon, illetve technikával kell megtenni; olvashatóságukra különös gondot kell fordítani. Az esetleges hibák javítását a eredeti bejegyzés olvashatóságának megőrzésével kell megoldani – a javítás tényét jelezve és aláírással igazolva a „Megjegyzés” rovatban.
7. A leltárkönyveknek a 2. számú melléklet különböző fejezeteiben, ill. pontjaiban *-gal jelölt adatait/rovatait sorozatos ismétlődés esetén is teljes szöveggel kell bejegyezni; a többi rovatnál ilyen esetekben a bejegyzéseket az azonos szövegű kezdő- és zárósor között húzott függőleges összekötő vonallal lehet kiváltani. Ha a bejegyzés több lapon keresztül ismétlődik, minden lap legfelső és legalsó sorában teljes bejegyzésnek kell állnia, közöttük lehet függőleges vonal.
8. Leltárkönyvbe kizárólag tudományosan megalapozott, vagy méréssel megállapított, illetve dokumentumokkal alátámasztott adatot szabad bejegyezni; ennek hiányában a rovatot kitöltetlenül kell hagyni. A később feltárt adatok utólagos bejegyzése esetén ezt a tényt – a jogosult személy aláírásával és dátummal – jelezni kell a „Megjegyzés” rovatban.
9. Szak- és egyéb leltárkönyveket a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni az éves leltározás tétel- és darabszámát. A záró adatok helyességét a gyűjteményért felelős muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint a intézmény körbélyegzőjével igazolják
10. Év közben is záradékkal kell ellátni a leltárkönyvet, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik vagy a leltárkönyv betelt.
A szekrénykataszterről
11. A rendelet 6. §-ában meghatározott, szekrénykataszterben nyilvántartott javakat számozott (vagy más módon megjelölt) tárolási egységekben (pl. rovarszekrény, polc, doboz, tárolóüveg, fasciculus), szakmai kategóriák szerint kell csoportosítani; a tárolási egységeknek a raktárban azonosítható helyet (szám- vagy betűjellel ellátott helyiséget, szekrényt, polcot stb.) kell kijelölni.
12. A tárolási egységben (vagy mellette) az intézmény vezetője által hitelesített szekrénykataszteri nyilvántartó lapot kell elhelyezni, ami tartalmazza:
a/ az intézmény nevét,
b/ a gyűjtemény/szervezeti egység nevét,
c/ a gyűjtemény nyilvántartásáért felelős muzeológus nevét,
d/ a tárolás helyét (raktár, szekrény, polc stb.),
e/ a tárolási egység megjelölését,
f/ a tárolási egység tartalmának megnevezését,
g/ az őrzött kulturális javak darab-, illetve tételszámát.
13. A nyilvántartó lapon jelezni kell a tárolási egység taralmában bekövetkezett mennyiségi változásokat, azok időpontját és okát, amit a nyilvántartásért felelős muzeológus év végén összegez és aláírásával igazol.
14. Az összegzést és aláírást év közben is el kell végezni, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik.
A duplumnaplóról
15. A duplumnaplót — amennyiben a legutóbbi zárás óta változás történt — a naptári év végén záradékkal kell ellátni, amelynek szövegében fel kell tüntetni a változást, illetve annak tétel- és darabszámát. A záró adatok helyességét az adatokért felelős muzeológus(ok) és az intézményvezető aláírásukkal, valamint az intézmény körbélyegzőjével igazolják.
Az alapleltárak hitelesítéséről
16. A rendelet 8. §-ában, valamint 17. §-ának (1) bekezdésében meghatározott hitelesítés szövege a következő.
a./ Gyarapodási napló esetében:
Ez a gyarapodási napló a(z) ...................... (intézmény neve) ............... feldolgozatlan ............ (forrástípus) ....................szakanyagának nyilvántartására szolgál; ........... számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma
* : .........Dátum Az intézmény körbélyegzője
A gyűjteményért felelős muzeológus aláírása
**
A vezető aláírása
* A "Nyilvántartási szám" minden esetben a leltárkönyvnek, illetve naplónak a rendelet 20. § (3) bekezdése szerint vezetett kimutatásban szereplő, azonosításra alkalmas sorszáma.
** Amennyiben az intézménynek csak egy, közös gyarapodási naplója van, ezt az aláírást a hitelesítésnek nem kell tartalmaznia.
b./ A leltárkönyvek esetében:
Ez a leltárkönyv a(z) ..................... (intézménynév) .........................(forrástípus) .............. gyűjteményének nyilvántartására szolgál; ................. számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma
* : .........Dátum Az intézmény körbélyegzője
A gyűjteményért felelős muzeológus aláírása
Az intézmény vezetőjének aláírása
c./ Duplumnapló esetében:
Ez a duplumnapló a(z) ...................... (intézmény neve) ............... duplum-anyagának nyilvántartására szolgál; ........... számozott lapot tartalmaz.
Nyilvántartási száma
* : .........Dátum Az intézmény körbélyegzője
A vezető aláírása
A leírókartonról
17. Amennyiben a rendelet 9. §-ában meghatározott szöveg egy leírókartonon nem fér el, pótlapot kell készíteni, amelyet az alapkartonnal összefűzve kell tartani. A pótlapon jelezni kell az alapkartonon szereplő leltári számot és a folytatás sorszámát.
18. A leírókartont a műtárgy, illetve dokumentum olyan képi ábrázolásával (fényképpel vagy azt helyettesítő, esetleg kiegészítő rajzzal, fénymásolattal, számítógépes technikával készült képpel stb.) kell ellátni, amelynek segítségével az biztonságosan felismerhető és azonosítható.
A számítógépes nyilvántartásról
19. A rendelet 11. §-ában meghatározott számítógépes nyilvántartásra bármely olyan technikai felszerelés és program felhasználható, amely biztosítja a jelen rendeletben és mellékleteiben, továbbá az egyéb, hatályos adatvédelmi és adatbiztonsági jogszabályokban meghatározott tartalmi és biztonsági feltételeket, valamint az adatbázis továbbfejlesztésének vagy kívánt része másik adatbázisba történő integrálásának lehetőségeit.
20. A számítógépes adathordozók állandó használhatósága, biztonságos olvashatósága érdekében gondoskodni kell azok folyamatos, a technikai fejlődés miatt szükségessé váló korszerűsítéséről, átírásáról; azonos technológia mellett — az adathordozó élettartamát figyelembe véve — más példányra történő újraírásáról.
A számítógépes adatok alapján előállított leltárkönyvről, naplóról és szekrénykataszteri lapról
21. Egy gyűjteménynek csak egy kinyomtatott, hitelesített (szak)leltárkönyv-sorozata lehet.
22. A számítógépes nyilvántartás (szak)leltárkönyvi részében a tételeket a leltári számok folyamatosan növekvő sorrendjében kell nyilvántartani; leltári tételszámokat később leltározandó darabok számára lefoglalni tilos; új leltári tételszámok korábban már kiadottak közé nem helyezhetők be.
23. A számítógépes nyilvántartást használó muzeális intézmény csak egy gyarapodási és egy duplumnaplót vezet.
24. A rendelet 17. §-ának (1) bekezdésében meghatározott módon kinyomtatott, aláírt, összefűzött lapokból készült és hitelesített leltárkönyvek, naplók év végi zárását a jelen melléklet 2., 9., illetve 15. pontja szerint kell végrehajtani. Egy-egy gyűjtemény, intézmény leltárkönyvi, illetve napló-sorozatai egy vagy több ilyen részből egybekötött kötetekből állnak össze.
25. A leltárkönyvek, valamint az egy muzeológus által vezetett gyarapodási naplók esetében év közben is végre kell hajtani a 9. pont szerinti zárást ha a gyűjteményért, illetve a nyilvántartásért felelős muzeológus személye változik.
26. Azokat a számítógépes szekrénykataszteri nyilvántartó lapokat, amelyek tartalmában a legutóbbi zárás óta változás következett be, minden év december 31-ével ki kell nyomtatni. A gyűjteményért felelős muzeológus aláírásával igazolja a lap adatainak helyességét. A lapokat — újabb hasonló cseréjükig — a tárolási egységekkel kell őrizni. A lecserélt, régi nyilvántartó lapok érvényüket vesztik.
27. A szekrénykataszteri lapoknál év közben is a 26. pont szerint kell eljárni, ha a gyűjteményért felelős muzeológus személye változik.
A számítógépes nyilvántartás leíró- és mutatókarton-rendszeréről
28. Számítógépes nyilvántartás esetén a kulturális javak képi ábrázolásának (illetve az azt helyettesítő vagy kiegészítő rajznak) a rögzítését, megjelenítését és kinyomtatását is biztosító technikát kell alkalmazni (scanner, digitális kamera, hologram-kép stb.). Így a számítógépes adathordozón létező, a jelen rendelet előírásainak megfelelő adatbázist — mint „leírókarton-rendszert”, a megfelelő hozzáférési szintekkel — a rendelet 9. § (1) bekezdésében meghatározott célokra közvetlenül a gépen is lehet használni, illetve darabjait szükség szerint, alkalmanként ki lehet nyomtatni.
29. Számítógépes nyilvántartás esetén a rendelet 10. §-ában meghatározott külön mutatókarton-rendszer sem kötelező; a számítógépes hordozókon őrzött adatbázis – megfelelő hozzáférési szintekkel – erre a célra közvetlenül felhasználható.
A nyilvántartási eszközök előállításáról és tárolásáról
30. A rendelet 4., 5. és 7. §-aiban említett, valamint a 17. § (1) bekezdése szerint kinyomtatott nyilvántartásokat időálló, savmentes, az ISO 9706 szabványnak megfelelő papíron, számozott, fűzött vagy egybekötött lapokból kell készíteni, illetve előállítani.
31. A szekrénykataszteri lapok kivételével valamennyi, a rendelet 3. §-ában meghatározott nyilvántartást, a 13.-16. §-okban meghatározott számítógépes adatbázis biztonsági mentéseinek adathordozóit, az utóbbiak segítségével előállított nyilvántartásokat, valamint a leírókartonokat a gyűjteményektől elkülönítve, a vagyon- és tűzbiztonság követelményeit kielégítő módon kell tárolni; kezelésük és felhasználásuk csak a vonatkozó kutatási és adatvédelmi jogszabályok szerint történhet.