2. számú melléklet a 20/2002. (X.4.) NKÖM rendelethez

A muzeális intézményekben őrzött kulturális javak nyilvántartásának tartalmi követelményei

Jelen melléklet szakáganként, illetve nyilvántartási fajtánként tartalmazza a muzeális intézményben őrzött kulturális javakról kötelezően rögzítendő adatokat, valamint bejegyzésük szabályait.

A vastag betűvel szedett adatokat/rovatokat kell tartalmazniuk a hagyományos nyilvántartás leltárkönyveinek és naplóinak, illetve — számítógépes nyilvántartás esetén — a rendelet 17. § (1) bekezdésének megfelelő formában kinyomtatott leltárkönyveknek, naplóknak.

A hagyományos nyilvántartásban (az adattári anyag kivételével) kötelező, illetve a számítógépes nyilvántartás esetén kinyomtatható leírókartonnak az adott szakágnak megfelelő fejezetben meghatározott valamennyi adatot/rovatot tartalmaznia kell, kivéve az

adatokat/rovatokat, melyeket — a személyiségi jogok védelme miatt — a külső kutatóknak is kiadható leírókarton nem tartalmazhat. (Számítógépes nyilvántartás estén — kizárólag megfelelő jogosultsággal bíró személyek számára — ezekkel az adatokkal is kinyomtatható a leírókarton.)

A jelen mellékletben kötelezően előírtakon túl valamennyi szakmai nyilvántartás tartalmazhat a muzeális intézmény által saját hatáskörében megállapított egyéb adatokat/rovatokat; az intézmény használhat egyéb kiegészítő (hagyományos vagy számítógépes) nyilvántartási rendszereket.

Egyes rovatok kitöltése „tárgyszólisták” alapján történik. Számítógépes nyilvántartás esetén ez a lista elemének (többszörös választási lehetőség esetén elemeinek) a gépből történő kiválasztását, hagyományos nyilvántartás esetén a választott elem vagy elemek tényleges beírását jelenti. A tárgyszólisták minimális struktúrája: tárgyszó, az értelmezését segítő rövid magyarázat, valamint azok a szinonimák, amelyek helyett a tárgyszó használható. Azt, hogy az egyes rovatoknál az intézmény milyen forrásból származó tárgyszólistát használ, maga a muzeális intézmény dönti el, a tárgyszólistát maga építi; az adatfelvétel során azonban az e listán szereplő elemek használata kötelező. A lista bővítését, módosítását csak muzeológus végezheti. A tárgyszólistából egyszerre több elem is választható, kivéve, ahol azt — „csak egyszeres választás” kifejezéssel — e jogszabály tiltja.

I. fejezet

Az intézmény neve

Szervezeti egység/gyűjtemény

Leltári szám

Megnevezés(ek)

Darabszám

Leírás, használat/tartalom

Kor

A keletkezés/készítés helye

Készítő/alkotó

Használat helye(i)

Használat ideje

Anyag

Technika

Méretek, terjedelem

Állapot

Lelőhely/gyűjtőhely

A megszerzés módja

A megszerzés ideje

Gyűjtő/feltáró

Átadó

Átadó adatai

Vételár

Adattári szám

Leltározó

Őrzési hely/elhelyezés

Képi ábrázolás

Képi hivatkozás

Szakirodalom, hivatkozás

Restaurálás/preparálás

Státusz

Megjegyzések

II. fejezet

Az egyedileg kezelhető természettudományi tárgyak (pl. a gerinces állatok bőre, csontváza, a trófeák, dermoplasztikai és alkoholos készítmények, tojások; a gerinctelen állatok nagyobb termetű, száraz vagy nedves készítményként őrzött példányai; növénytani ábrázolások, nedves készítmények, faszelvény-minták; a nagyobb termetű ősállat- és ősnövény-maradványok; az ásványok, kőzetek és meteoritok; az embertani csontleletek, anatómiai készítmények, múmiák stb.) közül a biológiai és geológiai tárgyakat (állatokat, növényeket, ásványokat, őslénytani anyagot stb.) a II/A alfejezetben, míg az antropológiai (embertani) anyagot a II/B alfejezetben leírtak szerint kell nyilvántartásba venni.

II/A alfejezet

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

A fenti három rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

4./ Faj*

Ide kell bejegyezni a leltározott darab(ok) faji hovatartozását, az adott tudományterület tudományos nevezéktanának megfelelően.

5./ Megnevezés(ek)*

Ez a rovat két részből/mezőből áll. Az első részbe/mezőbe a tárgy pontos megnevezését kell beírni a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal (pl. héj, koponya, bőr, ásvány, kőzet, alkoholos preparátum, trófea, stb.) Amennyiben a gyűjtemény csak egyféle tárgyakat tartalmaz (pl. ásványgyűjtemény, tojásgyűjtemény, stb.), ez a rész/mező elhagyható.

A második rész/mező őslénytani anyag esetén az ősmaradvány típusát tartalmazza, a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal (pl. kövület, kőbél, lenyomat, zárvány, mászási nyom, stb.).

E rovatban rövidítéseket használni tilos.

6./ Darabszám*

7./ Leírás*

A 6-7. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

8./ Kor*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet; csak recens anyagot tartalmazó gyűjtemény esetében azonban e rovat elhagyható.

9./ Méretek*

10./ Állapot*

11./ Lelőhely/gyűjtőhely

A 9-11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

12./ Geológiai réteg

Csak az őslénytani anyag nyilvántartásánál kell használni. A leletet adó geológiai réteg bejegyzésére szolgál (pl. hárshegyi homokkő, kiscelli agyag)

13./ Megszerzés módja

14./ Megszerzés ideje

15./ Gyűjtő/feltáró

A 13-15. rovatok bejegyzéséről lásd a I. fejezetet.

16./ Gyűjtés ideje

Ebbe a rovatba a tényleges begyűjtés lehető legpontosabb dátumát kell bejegyezni, ami eltérhet mind a muzeális intézmény által történt megszerzés, mind a leltárba vétel idejétől.

17./ Átadó

18./ Átadó adatai

19./ Vételár*

20./ Adattári szám

21./ Leltározó

A 17-21. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

22./ Meghatározó

A természettudományos szakanyagnál előfordul, hogy a meghatározást végző kutató más, mint a leltározó muzeológus. Ennek rögzítésére szolgál a rovat.

23./ Őrzési hely/elhelyezés

24./ Képi ábrázolás

25./ Képi hivatkozás

26./ Szakirodalom, hivatkozás

27./ Restaurálás/preparálás

28./ Státusz*

29./ Megjegyzések*

A 23-29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

II/B alfejezet

Az embertani (antropológiai) anyagnál kötelezően rögzítendő adatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

4./ Megnevezés(ek)*

5./ Darabszám*

6./ Leírás*

7./ Kor*

8./ Állapot*

Az 1-8. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

9./ Az embertani leletek részletezése

a./ Életkor

b./ Nem

c./ Testmagasság

d./ Anatómiai variációk

e./ Kóros elváltozások

f./ Típus

Az adatokat a hasonló tartalmú rovatok előírásainak értelemszerű figyelembe vételével, a lehetőségek szerinti legnagyobb tudományos pontossággal kell kitölteni.

10./ Lelőhely/gyűjtőhely

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

11./ Sírszám

Az adatot a régészeti feltárás dokumentációjából kell átvenni.

12./ Megszerzés módja

13./ Megszerzés ideje

14./ Gyűjtő/feltáró

15./ Átadó

16./ Átadó adatai

17./ Vételár*

A 12-17. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

18./ Adattári szám

E rovat általában a kapcsolatos régészeti feltárás dokumentációjának (intézményt is jelölő) jelzetét, illetve adattári számát tartalmazza.

19./ Leltározó

20./ Őrzési hely/elhelyezés

21./ Képi ábrázolás

22./ Képi hivatkozás

23./ Szakirodalom, hivatkozás

24./ Restaurálás/preparálás

25./ Státusz*

26./ Megjegyzések*

A 19-26. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

II/C alfejezet

A természettudományi anyag - sajátosságai miatt - sok esetben nem kezelhető a jelen melléklet II/A vagy II/B alfejezetében leírtak szerint, egyedileg. (Pl. gerinctelenek, száraz állapotban őrzött virágos és virágtalan növények, növénymagvak, mikropaleontológiai anyag, mikroszkópi preparátumok stb. esetében.) Ilyenkor a jelen rendelet 6., illetve 15. §-ainak megfelelő szekrénykataszteri nyilvántartást kell választani. Amennyiben annak sem tartható be minden előírása (pl.: a darabszám rögzítése), a nemzeti kulturális örökség minisztere egyedi szabályozást engedélyezhet.

Növénygyűjtemények szekrénykataszteri nyilvántartásánál a sorszámmal ellátott (vagy más módon megjelölt) köteget (fasciculust) kell alapegységül venni; így a tárolószekrény minden polcának vagy egységének külön lapja lehet.

Rovargyűjteményi nyilvántartásának alapja a rovardoboz.

A folyadékban tárolt alacsonyabbrendű állatok (rovarok, rákok, férgek stb.) gyűjteményeiben a tárolási egység a több fiolát tartalmazó gyűjteményi üveg. A változás a gyűjteményi üvegben lévő fiolák, illetve a fiolában tároltak számának változását jelenti.

III. fejezet

III/A alfejezet

A régészeti (benne a paleolit) szakanyag nyilvántartásba vételénél kötelezően rögzítendő adatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

A fenti két rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

3./ Leltári szám*

A melléklet I. fejezetében e pontnál írottakon kívül figyelembe kell venni, hogy egy tételszámon egy leletegyüttes anyaga leltározandó (pl. egy lelőhely teljes anyaga). Egy múzeumon (gyűjteményen) belül a leletegyüttes értelmezésének a tételszám használatánál egységesnek és következetesnek kell lennie.

4./ Megnevezés(ek)*

5./ Darabszám*

A 4-5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

6./ Leírás, használat/tartalom*

Az I. fejezetben írottakon túl: itt kell jelezni az egy leltári számon leltározott, eredetileg egységet képező, de több darabból álló tárgy összetételét is (pl. a gyöngysor 15 db karneol és 2 db kalcedon gyöngyből áll).

Paleolit régészeti szakanyag esetében, ha a tárgy típusa, funkciója a szakirodalomban nem közismert, meghatározása körül problémák mutatkoznak, e rovatban a tárgy analógiáit is fel kell tüntetni.

7./ Kor*

8./ A keletkezés/készítés helye

9./ Készítő/alkotó

10./ Anyag*

11./ Technika*

A 7-11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

12./ Méretek, terjedelem*

Az I. fejezetben e pontnál leírtakhoz: a szabálytalan alakú régészeti cseréptöredékeknél a legnagyobb átmérőt kell mérni.

13./ Állapot*

A feltáráskor, ill. múzeumba kerüléskor észlelt állapottól eltérés lehetséges a régészeti tárgyaknál természetes, a feltárás után, de még a bejegyzés előtt elvégzett restaurálás miatt. Ilyenkor mindkét állapot rögzíthető, pl.: „15 töredékből összeállított és kiegészített edény”.

14./ Lelőhely/gyűjtőhely

Ez a rovat több alrovatra/mezőre tagolódik:

a./ A helység, ill. pontosabban meghatározott része. Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy külterületen a lelőhelyet körül kell írni (pl.: a temetőtől délre, a községtől keletre), vagy földrajzi koordinátáit kell megadni!

b./ Jellege: pl. telep, temető, egyéb.

c./ Objektum, réteg: leletegyüttest alkotó ásatási anyag leltározásánál ezen alrovatba kell beírni a tárgyakkal kapcsolatos sírszámok, rétegek, rétegjelzések, egyéb összefüggések megjelölésére szolgáló adatokat (pl.: 120. sír, II. ház).

Paleolit régészeti szakanyag esetében ezen alrovat/mező a leletet adó geológiai réteg bejegyzésére szolgál.

15./ A megszerzés módja

16./ A megszerzés ideje

17./ Gyűjtő/feltáró

18./ Átadó

19./ Átadó adatai

20./ Vételár*

21./ Adattári szám

22./ Leltározó

23./ Őrzési hely/elhelyezés

24./ Képi ábrázolás

25./ Képi hivatkozás

26./ Szakirodalom, hivatkozás

27./ Restaurálás/preparálás

28./ Státusz*

29./ Megjegyzések*

A 15-29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

III/B alfejezet

A régészeti állatcsont-leletek nyilvántartásánál — a szakanyag sajátosságai miatt — az általános régészeti (és paleolit) leletanyagtól eltérő, alábbi adatokat kell rögzíteni, a következő szabályok szerint.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

Az 1-3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

4./ Faj*

Az állatfaj nevét — melytől a lelet származik — tudományos nevezéktani nevével kell e rovatban jelölni.

5./ Darabszám*

Elsősorban csontvázak, ill. csontvázrészek dokumentálásánál használt rovat; a csontok darabszámára vonatkozik. Egyes csontok esetén a csonttöredékek nyilvántartására szolgál.

6./ Megnevezés(ek)*

Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet.

7./ Életkor és nem*

Kitöltése csak abban az esetben szükséges, amennyiben ezek az adatok a leletből megállapíthatóak.

8./ Leírás*

Csontváz-lelet esetében a csontváz rövid jellemzése; egyes csontok esetében azok tudományos igényű leírása. Egyebekben az első fejezetben írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.

9./ Méretek*

Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet. Egész csontváz esetében mérendő a marmagasság. Koponya esetében: az alaphosszúság

       tetőhossz

       legnagyobb szélesség

       homlok szélesség

       koponya magassága

Hosszú csontok esetében: legnagyobb hosszúság

          diaphysis legkisebb szélessége

10./ Kor*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

11./ Lelőhely/gyűjtőhely

Bejegyzéséről lásd a III/A alfejezetben írottakat.

Ha az állatcsont-lelet emberi sír mellékleteként került elő, e rovatba a sír régészeti megjelölését is át kell venni. Telepanyag esetében az előkerülés pontos helyét (szelvény, réteg, gödör, mélység) is be kell írni.

12./ Állapot*

Bejegyzésének szabályai hasonlóak az I. fejezetben írottakhoz; kitöltésénél a lelet megtartására, sérüléseire vagy hiányaira, esetleges rendellenességeire vonatkozó megállapításokat kell jellemző, rövid kifejezésekkel bejegyezni (pl.: égett, proximalis epiphysise sérült stb.).

13./ A megszerzés módja

14./ A megszerzés ideje

15./ Gyűjtő/feltáró

A 13-15. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

16./ Kapcsolódó régészeti anyag elhelyezése

Ha a lelet más régészeti tárgyak kíséretében került elő, e tárgyak őrzésének helyét kell megadni. Ez lehet a múzeum régészeti gyűjteménye, de lehet más intézmény is.

17./ Régészeti feldolgozó neve

E rovat az előzőhöz kapcsolódik; a lelet egészét feltáró régészeti ásatást vezető, ill. az anyagot feldolgozó kutató neve. Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezet „Feltáró”, ill. „Leltározó” rovatainál írottakat.

18./ Adattári szám

19./ Leltározó

20./ Őrzési hely/elhelyezés

21./ Képi ábrázolás

22./ Képi hivatkozás

23./ Szakirodalom, hivatkozás

24./ Restaurálás/preparálás

25./ Státusz*

26./ Megjegyzések*

A 18-26. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

III/C alfejezet

A régészeti anyag — sajátosságai miatt — bizonyos esetekben egyedileg nehezen kezelhető (pl. cseréptöredékek). Ilyenkor a jelen rendelet 6., valamint 15. §-ai szerinti szekrénykataszteri nyilvántartást lehet választani.

IV. fejezet

A képzőművészeti szakanyag nyilvántartásánál — a műalkotásnak számító eredeti, művészi fényképek kivételével — a kötelezően rögzítendő rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

Az 1-3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

4./ Megnevezés*

E rovatban a műalkotás „műfaját”, „jellegét” kell rögzíteni. Pl.: festmény, szobor, sokszorosított grafika stb. Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként bejegyezni, amit azonban szabadszöveges kiegészítés követhet. E rovatban rövidítést használni tilos.

5./ Készítő/alkotó*

Ez a rovat két részből/mezőből áll. Az elsőben - amennyiben ismert - a mű alkotójának teljes nevét s utána zárójelben születési és halálozási évét kell feljegyezni, pl.: Munkácsy Mihály (1844-1900). Külföldi művész esetében nemzetiségét is fel kell tüntetni a zárójeles részben. Pl.: L. Antonio Cane (1697-1768, olasz). Erre a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött személylistát kell használni. A lista nem csak természetes személyekből állhat: intézménynév vagy más „név típusú” összetevői is lehetnek (pl.: XY műhelye).

Ha a művész/alkotó neve nem ismert, e tényt az első részben/mezőben „Ismeretlen művész/alkotó” formában kell bejegyezni.

A második részt/mezőt ismeretlen művész/alkotó esetén használjuk. Ebben legalább az iskola meghatározására kell törekedni, amelyhez a művész tartozott; esetleg az ország, város, tájegység megnevezésére, amelynek stílusjegyeit az alkotás viseli (pl. Rubensi iskola, németalföldi mester stb.). Metszeteknél a fenti második részben/mezőben annak a nevét kell beírni, akinek alkotása nyomán készült a metszet. Pl. az első részben/mezőben: Tyroler József (1823-1860); a második részben/mezőben: Barabás Miklós (1810-1898) festménye után.

6./ A műtárgy címe*

A képzőművészeti alkotás eredeti vagy hagyományosan használt címét kell

- idézőjelek között - feltüntetni (pl.: „Majális”). Amennyiben az nem ismert, az alkotás témáját kell röviden beírni; ez esetben azonban az idézőjel elmarad (pl.: Fiatal férfi mellképe).

7./ Leírás*

Bejegyzésénél az I. fejezetben írottak értelemszerű figyelembevételén túl a műtárgy - lényeget kiemelő - leírását kell megadni, a színeket, az alakokat, stb. is megnevezve. Ha a képnek korabeli kerete van, a feljegyzésben erre is utalni kell. Az irodalomban már ismertetett sokszorosított művészeti alkotások esetében e rovatban elegendő az oeuvrekatalógusbeli számát feltüntetni.

8./ Jelzet*

Ha a műtárgy jelzett, vagy egyéb felirat is látható rajta, a jelölés (szigno stb.) szövege és helye kerül ebbe a rovatba (pl.: Jobbra lent: Barabás Miklós 1840).

9./ Kor*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet. Ha a műtárgy datált, a rajta szereplő adatot kell rögzíteni.

10./ A keletkezés/készítés helye*

11./ Anyag*

12./ Technika*

A 10-12. rovatok kitöltéséről lásd az I. fejezetet.

13./ Méretek, terjedelem*

Bejegyzésénél - az I. fejezetben leírtak mellett - fontos az alábbiak figyelembe vétele:

- Festményeknél a vakráma külső élei határozzák meg a kép méreteit. A vakrámára visszahajtott vászon nagyságát figyelmen kívül kell hagyni, kivéve azokat az eseteket, amikor a festés a vakráma külső élén túl is folytatódik. Ez esetekben, és azoknál a festményeknél, amelyek nincsenek vakrámára feszítve, a befestett kép felületeit, nagyságát kell mérni. Ha a festmény a kerettel egybe van építve, a kerettel együtt kell mérni.

- Grafikáknál (csakúgy, mint a festményeknél) a kép teljes magasságát és szélességét kell mérni.

- Metszeteknél a lemez méreteit, ha ez nem lehetséges, a lap méreteit kell megadni.

- Litográfiánál a tükör méretet, rajzoknál a papírlap magasságát és szélességét kell mérni.

- Szobroknál a — kötelező — magassági adaton kívül lehetőleg a legnagyobb mélységet és szélességet is mérni kell; a szoborcsoportoknál mindhárom adat kötelező.

- Reliefeknél a magasság és a szélesség adatait kell megadni.

14./ Állapot*

15./ A megszerzés módja

16./ A megszerzés ideje

17./ Átadó

18./ Átadó adatai

19./ Vételár*

20./ Adattári szám

21./ Leltározó/feldolgozó

22./ Őrzési hely/elhelyezés

A 14-22. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

23./ Képi ábrázolás

Lásd az I. fejezetet. Ajánlott külön részletfotó(ka)t készíteni az aláírást, jelzést, szignot tartalmazó rész(ek)ről is.

24./ Képi hivatkozás

25./ Szakirodalom, hivatkozás

26./ Restaurálás

27./ Státusz*

A 24-27. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

28./ Megjegyzések*

Az I. fejezetben leírtakon túl ebben a rovatban kell feltüntetni, ha - kivételes esetben - két vagy több, minden tartalmi adatában megegyező műalkotás (pl.: sokszorosított grafika, érem) kerül a gyűjteménybe, melyek azonos nyilvántartási számon szerepelnek.

V. fejezet

Az iparművészeti szakanyag nyilvántartásánál kötelezően rögzítendő rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

4./ Megnevezés*

5./ Darabszám*

Az 1-5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

6./ Leírás, használat/tartalom*

Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl kívánatos a tárgy alakjának, színének feltüntetése is. Ha a műtárgy jelzett, a jelölés (szigno stb.) szövege és helye szintén ebbe a rovatba kerül. Amennyiben a leírás logikája megkívánja, az „Anyag” és a „Technika” rovatok bejegyzéseit - az ottani beíráson kívül - összefüggéseiben itt is rögzíteni lehet. Például:

Diófa borítású emeletes szekrény tiszafa és jávorfa berakással, vésett sárgaréz veretekkel. Négy lapított pogácsalábon áll. Homloklapja hullámosan hajlított. Alsórésze három fiókos. Felső része négy esztergályozott lábon áll. Közepén ajtós fülke, az ajtón barokk vonalú berakás. Két oldalán 3-3 fiók. A fiókokon szalagos berakás, vésett, sárgaréz kulcslyuk-pajzsok, veretek.

Hat karélyos mellcsat, aranyozott ezüst. Középső részében szenteket ábrázoló szobrocskák. A karélyok mezőben áttört indás és alakos díszítményűek, elszórtan gyöngyös, ékköves és zománcos virágdíszekkel. Jelzése: T.B.

7./ Kor*

8./ A keletkezés/készítés helye*

9./ Készítő/alkotó*

10./ Anyag*

11./ Technika*

12./ Méretek, terjedelem*

13./ Állapot*

14./ Lelőhely/gyűjtőhely

15./ A megszerzés módja

16./ A megszerzés ideje

17./ Gyűjtő/feltáró

18./ Átadó

19./ Átadó adatai

20./ Vételár*

21./ Adattári szám

22./ Leltározó/feldolgozó

23./ Őrzési hely/elhelyezés

24./ Képi ábrázolás

25./ Képi hivatkozás

26./ Szakirodalom, hivatkozás

27./ Restaurálás

28./ Státusz*

29./ Megjegyzések*

A 7-29. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet

VI. fejezet

A(z új- és legújabb kori) történeti muzeológiai gyűjtemények más szakágaknál viszonylag összetettebb anyaggal rendelkeznek, azok forrástípusaival átfedéseket mutathatnak - bár hasonló tárgyaikat történeti forrásértékük, történeti emlék-jellegük és nem néprajzi, ipar- vagy képzőművészeti, műszaki stb. értékeik miatt gyűjtik. Anyagukban számos történeti értékkel bíró (írott, nyomtatott, képi, egyéb) dokumentum is található; nem gyűjtik azonban a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. tv. 2. § a-d. pontjainak hatálya alá tartozó iratanyagot.

A nagyobb történeti múzeumok gyorsabban gyarapodó — anyagféleségük, forrástípusok alapján jól elhatárolható - gyűjteményeiket elkülöníthetik, bonthatják; így pl.: tárgyi gyűjtemény - dokumentációs gyűjtemény; vagy: plakátgyűjtemény, röplapgyűjtemény, igazolvány és oklevélgyűjtemény stb. Ezek a gyűjtemények ilyen esetben nyilvántartásukban is elkülönülnek, önálló részeket alkotnak.

E sokszínű történeti szakanyag nyilvántartásánál - az eredeti, történeti forrásértékű fényképek kivételével - a kötelezően rögzítendő rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

4./ Megnevezés(ek)*

5./ Darabszám*

Az 1- 5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet

6./ Leírás, használat/tartalom*

Az I. fejezetben írottakon túl: szöveges dokumentumok bejegyzésénél a tartalom rövid kivonatát (vagy legalább egy mondatos megnevezését) is közölni kell.

7./ Kor*

8./ A keletkezés/készítés helye*

9./ Készítő/alkotó*

10./ Használat helye(i)*

11./ Használat ideje*

12./ Anyag*

13./ Technika*

14./ Méretek, terjedelem*

15./ Állapot*

16./ Lelőhely/gyűjtőhely

17./ A megszerzés módja

18./ A megszerzés ideje

19./ Gyűjtő/feltáró

20./ Átadó

21./ Átadó adatai

22./ Vételár*

23./ Adattári szám

24./ Leltározó/feldolgozó

25./ Őrzési hely/elhelyezés

26./ Képi ábrázolás

27./ Képi hivatkozás

28./ Szakirodalom, hivatkozás

29./ Restaurálás

30./ Státusz*

31./ Megjegyzések*

A 7-31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet

VII. fejezet

A néprajzi szakanyag nyilvántartásánál kötelezően rögzítendő rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

4./ Megnevezés(ek)*

5./ Darabszám*

Az 1-5. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

6./ Leírás, használat/tartalom*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy amennyiben a tárgy nemzetiségi eredetét meg lehet állapítani, lehetőleg ennek feltüntetésével kell kezdeni a leírást.

7./ Kor*

8./ A keletkezés/készítés helye*

A 7-8. rovat bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

9./ Készítő/alkotó*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet. A második részben/mezőben arra is ki lehet térni, hogy a tárgy előállítója „alkalmi készítő”, „specialista” vagy „mester” stb.

10./ Használat helye(i)*

11./ Használat ideje*

12./ Anyag*

13./ Technika*

14./ Méretek, terjedelem*

15./ Állapot*

16./ Lelőhely/gyűjtőhely

17./ A megszerzés módja

18./ A megszerzés ideje

19./ Gyűjtő/feltáró

20./ Átadó

21./ Átadó adatai

22./ Vételár*

23./ Adattári szám

24./ Leltározó/feldolgozó

25./ Őrzés hely/elhelyezés

26./ Képi ábrázolás

27./ Képi hivatkozás

28./ Szakirodalom, hivatkozás

29./ Restaurálás/preparálás

30./ Státusz*

31./ Megjegyzések*

A 10-31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

VIII. fejezet

A numizmatikai szakanyag (érmék, papírpénzek, értékpapírok, zsetonok, emlékérmek és plakettek, rendjelek és kitüntetések, jelvények stb.) nyilvántartásánál kötelező adatok/rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak.

(Ásatás révén feltárt, a régészeti anyaggal összefüggő leletegyüttest alkotó numizmatikai tárgyakat elsősorban a régészeti szakanyagnál szereplő kötelező előírások szerint kell nyilvántartásba venni, és az ottani adatokkal együtt tárolni; feldolgozásuknál azonban ezen fejezet előírásait is figyelembe kell venni, és értelemszerűen felhasználni.)

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

Az 1-3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

4./ Megnevezés(ek)*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy a pénzjegyek fajtáin (pl.: bankjegy) túl címletét, a rendjelek és kitüntetések fokozatát is ez a rovat tartalmazza.

5./ Darabszám*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

6./ Leírás, használat/tartalom*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy a publikált, meghatározott darabok leírásához a kibocsátó ország, ill. hatóság, a verdejegy és a szakirodalom pontos meghatározása is elegendő. Egyéb daraboknál részletes leírás kell, amely tartalmazza a felirat betűhív idézését, ill. az ábrázolások, jellemző jegyek részletezését. (Nem latin betűs feliratok esetében a betűhív idézés helyettesíthető a szabályoknak megfelelő átírással; azon túl törekedni kell a felirat pontos képi ábrázolására - a 26. rovatnak megfelelően.)

7./ Kor*

8./ A keletkezés/készítés helye*

9./ Készítő/alkotó*

10./ Használat helye(i)*

11./ Használat ideje*

12./ Anyag*

13./ Technika*

A 7-13. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

14./ Méretek, terjedelem*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy érméknél a legnagyobb átmérőt (változó átmérő esetében a legkisebbet is) adjuk meg, milliméterekben.

15./ Állapot*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy leírásához használhatóak a szakirodalom „proof veret” („selyemfényű”), „verdefényes”, „banktiszta”, „kiváló”, „gyenge tartású” stb. kifejezései is. Ezek bejegyzésére az intézmény által épített, bővíthető, ellenőrzött tárgyszólistát kell alkalmazni.

16./ Lelőhely/gyűjtőhely

17./ A megszerzés módja

18./ A megszerzés ideje

19./ Gyűjtő/feltáró

20./ Átadó

21./ Átadó adatai

22./ Vételár*

23./ Adattári szám

24./ Leltározó/feldolgozó

25./ Őrzési hely/elhelyezés

A 16-25., majd a 27-31. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

26./ Képi ábrázolás

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy a kétoldalas darabok mindkét oldaláról kötelező a képi ábrázolás.

27./ Képi hivatkozás

28./ Szakirodalom, hivatkozás

29./ Restaurálás

30./ Státusz*

IX. fejezet

A műszaki és technikatörténeti gyűjteményekben őrzött muzeális szakanyag a leltározás szempontjából két csoportra oszlik: tárgyi és dokumentációs anyagra.

IX/A alfejezet

A műszaki és technikatörténeti tárgyi anyag nyilvántartásánál kötelező rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

3./ Leltári szám*

Az 1-3. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

4./ Megnevezés(ek)*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat. A szabadszöveges részben - az esetleges népi elnevezés elé/helyett, zárójelben - fel lehet tüntetni a tárgy elfogadott, gyakori, de nem pontos szakirodalmi elnevezését is. Pl.: porlasztó (karburátor); emelőrúd, „speiszer”.

5./ Típusnév*

E rovatban az adott tárgyfajta (kereskedelemben is használt) tipusjelölését kell rögzíteni. Példák: (televíziós készülék) Orion AT 505; (impulzus-generátor) EMG 1132; (Eötvös-Pekár rendszerű torziós inga) G2A.

6./ Darabszám*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

7./ Leírás, használat/tartalom*

Bejegyzésénél az I. fejezetben írottakon túl fontosak az alábbiak.

Kevésbé ismert tárgyaknál e rovatban kell rögzíteni a rendeltetésre, használatra utaló adatot is. Pl.:(Megnevezés: kézi tolókocsi, „lutya”), Bányában használt szállítóeszköz.

Ha a tárgy másodlagos rendeltetést tölt be, azt is itt kell rögzíteni. Pl.: (Megnevezés: rétegvizsgáló röntgengép), Orvosi röntgenből átalakítva.

Amennyiben a tárgyon a gyártó jele, ill. gyártási száma (gépkocsinál motor- és alvázszáma) megtalálható, annak leírása kötelező. (A gyártási szám azonban nem tévesztendő össze a szabvány- vagy oltalomjelekkel, ill. számokkal: MOSZ, MSZ, DIN, Pat., Szab. stb. jelzésekkel és az ezeket követő számokkal — bár e rovatban azok is rögzíthetőek.)

8./ Kor*

9./ A keletkezés/készítés helye*

A 8-9. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

10./ Készítő/alkotó*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy - amennyiben a következő mindkét adat ismert - e rovat első alrovatába a kivitelező, készítő (egyéni alkotó, műhely, üzem, gyár), míg másik alrovatába a (ritkábban ismert) tervező, feltaláló, szerző adatai kerülhetnek.

11./ Használat helye(i)*

12./ Használat ideje*

13./ Anyag*

14./ Technika*

A 11-14. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

15./ Méretek, terjedelem*

E rovat általában több adatot tartalmaz. Minden esetben az „SI” rendszerbeli egységeket használjuk; egyéb (esetleg történeti: font, lat, rőf stb.) mértékegységek alkalmazására legfeljebb a leírás rovatban, magyarázó elemként kerülhet sor!

Először a legnagyobb stabil hosszméretet, ill. - amennyiben jellemzőek - a szélesség és a magasság méreteit kell megadni. Ezek meghatározásakor a műszaki tárgyak igen eltérő mérettartományai miatt általában „mm”, esetleg „m” mértékegységet kell használni, az adott iparágban használatos gyakorlat és az ott elfogadott mérettűrések figyelembevételével. Kisebb tárgyakat tolómércével, esetleg mikrométerrel kell mérni. A mérőhelyek megjelölésére szükség szerint vázlat készíthető.

Azonos alakú, formájú, funkciójú daraboknál mindig azonos helyeken kell a mérést végezni.

Funkcionálisan mozgatható részeknél a két szélső helyzeti méretet is ajánlott megadni.

A tárggyal összefüggő alap méreteit külön kell megadni.

Kerek, hengeres vagy gömb alakzatoknál átmérőt (is) mérünk.

Ez után a tárgy súlyát/tömegét lehet bejegyezni - a megfelelő, rövidített mértékegységgel. (A súlyadatok kitöltése csak abban az esetben kötelező, ha a lehetőségek ezt megengedik, és a súlynak jelentősége van az azonosításnál vagy az időközben beállott hiányosodás ellenőrzésénél.)

Végül egyéb jellemző műszaki adatokat (pl.: teljesítmény, feszültség, modelleknél méretarány, stb.) is bejegyezhetünk.

Minden méretadat három részből (számítógépes nyilvántartás esetén három mezőből) áll. Az első a mérés „dimenziójának” megnevezése (magasság, szélesség, hosszúság, talpátmérő, súly, stb.); a második a méret számmértéke

(legfeljebb két tizedesjegy pontosságig); a harmadik pedig a mértékegység megnevezése. Számítógépes nyilvántartás esetén a méretadatok (a mérési „dimenziók”) megnevezése, valamint a mértékegységek ellenőrzött, a gyűjtemény által épített, bővíthető (tárgyszó)listából választandóak — méretadatonként csak egyszeres választással.

16./ Állapot*

A bejegyzés a nyilvántartásba vételkor tapasztalható állapotra vonatkozik. A rovat két részből/mezőből áll.

Az elsőben csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni. Ajánlott példák:

• Ép, kifogástalan, működőképes.
• Ép, kiállításra alkalmas, de működésképtelen.
• Hibás, hiányos, de kiállítható.
• Kisebb javítás/kiegészítés/felületvédelmi munkák után állítható ki.
• Hiányos, nagyobb javításra szorul, csak ezután állítható ki.
• Erősen rongálódott, igen hiányos, kiegészítése nehéz/nem lehetséges; kiállításra alkalmatlan.

A második részben, szabadszöveges formában/mezőben a hiány, sérülés, stb. pontosabban meghatározható, leírható.

17./ Műszaki jellemző*

E rovat bizonyos muzeológiai szempontú értékelést jelent. Bejegyzésekor csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni. Ajánlott példák:

• Eredeti, egyedi tárgy: egy példányban készült (kísérleti, prototípus stb.), vagy relikvia-jellege (személyhez, szervezethez, eseményhez, helyhez kötöttsége) miatt egyedi darab.
• Sorozatban készített, de ritka tárgy (nullszériás, kis példányszámban készült, ill. megmaradt darab).
• Ismétlődő/több példányban meglévő darab; oktató célú modell.
• Sorozatgyártásból származó, tömegesen előforduló, de fejlődéstörténeti, technológiai, formatervezési vagy egyéb szempontból érdekes darab.
• Hiteles másolat, mérethelyes modell, rekonstrukció.
• Makett.

18./ Lelőhely/gyűjtőhely

19./ A megszerzés módja

20./ A megszerzés ideje

21./ Gyűjtő/feltáró

22./ Átadó

23./ Átadó adatai

24./ Vételár*

25./ Adattári szám

26./ Leltározó/feldolgozó

27./ Őrzési hely/elhelyezés

28./ Képi ábrázolás

29./ Képi hivatkozás

30./ Szakirodalom, hivatkozás

A 18-30. rovatokról lásd az I. fejezetet.

31./ Restaurálás

Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl figyelembe kell venni, hogy a „restaurálás” itt gyakran a szükséges és kötelező karbantartást jelenti.

32./ Státusz*

33./ Megjegyzések*

A 32-33. rovatokról lásd az I. fejezetet.

IX/B alfejezet

A műszaki és technikatörténeti jellegű dokumentációs anyag (tervrajzok, leírások, stb. - kivéve az eredeti forrásértékű fényképeket) nyilvántartásának szabályai megegyeznek a történeti szakanyagéval. Kötelező rovatairól és bejegyzésük szabályairól lásd a VI. fejezetet.

IX/C alfejezet

A jellegénél, sajátosságainál fogva egyedileg nem, vagy csak nehezen nyilvántartható, a gyűjteménybe esetleg tömegesen bekerült műszaki és technikatörténeti anyagot (pl. gépelemeket, alkatrészeket, mikroelektronikai termékeket stb.) szekrénykataszterben lehet nyilvántartani. Ebben az esetben a jelen rendelet 6., illetve 15. §-aiban meghatározottak szerint kell eljárni.

X. fejezet

Az önálló irodalomtörténeti gyűjtemények szakanyaga nyilvántartás szempontjából három csoportra oszlik:

A./ tárgyi és dokumentumgyűjtemény,

B./ (eredeti forrásértékű) kéziratgyűjtemény,

C./ irodalomtörténeti könyvgyűjtemény/könyvtár.

Az irodalomtörténeti értékű levelezés a nyilvántartás szempontjából szerzői kéziratanyagnak minősül.

X/A alfejezet

Az irodalomtörténeti tárgyi és dokumentum anyag nyilvántartása — a kéziratok, a könyvek és az eredeti forrásértékű fényképek kivételével — a VI. fejezetben leírt módon történik; a rovatok és bejegyzésük szabályai megegyeznek az ott meghatározottakkal.

X/B alfejezet

A kéziratanyag nyilvántartásánál a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

Az 1-2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

3./ Leltári szám*

Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl figyelembe kell venni, hogy e szakterületen az összetartozó darabok egységének jelzésére egy tételszámon való leltározásuk különösen indokolt. Így célszerű leltározni pl. ugyanazon szerzőnek egy helyről, egy időben bekerült azonos műfajú műveit. Ilyen esetekben a kézirat(ok)hoz közvetlenül kapcsolódó melléklet(ek)et - pl.: a levelekhez tartozó borítékokat - a sorszám után negyedik egységként külön kell jelezni.

4./ Megnevezés(ek)*

Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet, azzal, hogy itt a kézirat jellegét kell rögzíteni. Példák: sajátkezű (autográf) fogalmazvány, gépirat sajátkezű javításokkal, idegen kézírás sajátkezű aláírással.

5./ Leírás, tartalom*

Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl mindenképpen ki kell térni a kézirat(os mű) címére, műfajára, idegennyelvűség esetében nyelvére is.

A címet betűhíven, eredeti helyesírással kell átmásolni. (Nem latin betűs feliratok esetében a betűhív idézés helyettesíthető a szabályoknak megfelelő átírással.) Ha a kézirat cím nélküli, de kiadásokból ismert a cím, akkor ezt zárójelek közé téve kell bejegyezni. Verseknél, amelyeknek nincs címe, a kezdősort kell cím gyanánt feltüntetni. Cím nélküli kolligátumok, kéziratgyűjtemények, töredékes művek, feljegyzések, folyamodványok stb. esetében a kéziratok tartalmának megfelelő megjelölést kell adni; pl.: Mikszáth önéletrajzi jegyzetei.

A műfajt a cím után közvetlenül, zárójelben írva kell megadni. Pl.: (novella), (dráma-töredék), (vers) stb.

E rovatban kell feltüntetni, ha a kézirat cenzúrázott, bélyegzést tartalmaz, stb. Amennyiben a kézirat keltétől lényegesen eltér a mű (egészének) keletkezési ideje, azt is rögzíteni kell.

A nyelv megjelölése csak idegennyelvű, vagy ilyen részleteket is tartalmazó kéziratnál szükséges. Hagyományos nyilvántartásnál erre is ebben a rovatban kell sort keríteni; számítógépes nyilvántartás esetében erre külön mezőt kell biztosítani. A(z idegen) nyelv feltüntetése minden esetben csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakkal lehetséges.

A kézirat vegyes nyelvűsége esetén: „ részben orosz, részben francia és német” stb. a helyes bejegyzés.

6./ Kor*

7./ A keletkezés/készítés helye*

8./ Készítő/alkotó*

A 6-8. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet, azzal, hogy a mű korát, a keletkezés/készítés helyét, valamint a készítő/alkotó nevét - amennyiben a mai írásmódtól eltérően szerepel a kéziraton - betűhíven másolt szöveggel is kell rögzíteni a „Leírás, használat/tartalom” rovatban. Pl.: Ápril 11-én 847., Pesten.

9./ Anyag

10./ Technika*

11./ Méretek, terjedelem*

12./ Állapot*

13./ Lelőhely/gyűjtőhely

14./ A megszerzés módja

15./ A megszerzés ideje

16./ Gyűjtő/feltáró

17./ Átadó

18./ Átadó adatai

19./ Vételár*

20./ Adattári szám

21./ Leltározó/feldolgozó

22./ Őrzési hely/elhelyezés

23./ Képi ábrázolás

24./ Képi hivatkozás

25./ Szakirodalom, hivatkozás

26./ Restaurálás

27./ Státusz*

28./ Megjegyzések*

A 9-28. rovatok kitöltéséről lásd az I. fejezetet.

X/C alfejezet

Az irodalomtörténeti értékű könyvanyag nyilvántartásáról lásd a rendelet 5. § (4) bekezdését.

XI. fejezet

Az önálló színháztörténeti gyűjtemények tárgyi és dokumentum anyagának nyilvántartása — a muzeális értékű könyvek, folyóiratok és az eredeti forrásértékű fényképek kivételével — a VI. fejezetben leírt módon történik; a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai megegyeznek az ott meghatározottakkal.

XII. fejezet

A néprajzi, a történeti, az irodalom- vagy színháztörténeti, a képzőművészeti, valamint a műszaki és technikatörténeti gyűjtemények egyaránt tartalmaz(hat)nak eredeti - saját tudományos, ill. művészi-esztétikai szempontjaik szerint tanulmányozható és bemutatható - forrásértékű fényképfelvételeket, amelyeket az adattári jellegű (a feldolgozást, megőrzést, bemutatást segítő, kiegészítő) fotóktól elkülönítve kell kezelni és nyilvántartani.

XII/A alfejezet

Az egyedileg nyilvántartott fényképanyagnál kötelezően rögzítendő adatok, illetve a rovatok bejegyzésének szabályai a következőek.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

Az 1-2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

3./ Leltári szám*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat, kiegészítve a következőkkel:

Az egyes felvételeket (lemezeket, filmkockákat) külön számon kell bejegyezni, még akkor is, ha tárolásuk szétvágatlan csíkokban történik. Ez alól kivétel a kettős sztereófelvétel, melyet egy tételként kell nyilvántartásba venni. A leltári számot a pozitív képek hátoldalán, negatívnál annak szélén kell feltüntetni, oly módon, hogy másolásnál vagy nagyításnál lehetőleg ne látszódjon.

4./ Megnevezés, technika*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben írottakat.

Példák az első részben/mezőben történő helyes bejegyzésre: fekete-fehér pozitív nagyítás, ferrotípia, színes diapozitív, fekete-fehér sztereo-negatív, eredeti színes negatív, vintázs-kópia (a felvétellel egyidőben készült, a fényképező által hitelesített példány) stb.

5./ Darabszám*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

6./ A felvétel tárgya, témája*

A felvételen látható személyek, esemény, helyszín stb. meghatározása, illetve rövid leírása kerül a rovatba.

7./ A felvétel ideje*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben a „Kor” rovatnál írottakat, azzal, hogy legalább évtizedes pontossággal kell meghatározni.

8./ A keletkezés/készítés helye*

9./ Készítő/alkotó*

10./ Anyag*

A 8-10. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

11./ Méretek, terjedelem*

Bejegyzésénél az I. fejezetben leírtakon túl az alábbiakat kell figyelembe venni:

Amennyiben a film, ill. lemez, papírkép stb. a szabvány mérettől nem, vagy csak minimálisan tér el, a megfelelő szabványméretet lehet feljegyezni.

Olyan fotográfiáknál, amelyek hozzájuk szorosan tartozó, velük műtárgyi egységet képező, esetleg díszített, vagy a fényképész adatait, szignoját tartalmazó paszpartura kasírozottak (esetleg keretezettek), a paszpartu (keret) méreteit is fel kell tüntetni.

Amennyiben a szakirodalom más, a jellemző méretre utaló elnevezéseket is használ, azokat is e rovatba lehet bejegyezni (számítógépes nyilvántartás esetén külön tárgyszólistába felvenni). Pl.: kisfilm, vizitkártya, kabinet-portré.

12./ Állapot*

13./ Lelőhely/gyűjtőhely

14./ A megszerzés módja

15./ A megszerzés ideje

16./ Gyűjtő/feltáró

17./ Átadó

18./ Átadó adatai

19./ Vételár*

A 12-19. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

20./ Másolat*

Amennyiben egy felvételnek a pozitívja került a gyűjteménybe, az arról ott készített és őrzött „repro” negatív száma/jelzete - esetleg mérete - kerül a rovatba. Ha a negatív került a gyűjteménybe, az arról készített pozitív másolatra, ill. nagyításra az eredeti negatív leltári száma kerül, amelyet a kép hátlapjára, puha ceruzával kell feljegyezni. A másolat/nagyítás meglétét a negatív nyilvántartásában, szintén e rovatban kell jelezni.)

21./ Adattári szám

22./ Leltározó/feldolgozó

23./ Őrzési hely/elhelyezés

24./ Képi ábrázolás

25./ Szakirodalom, hivatkozás

26./ Restaurálás

27./ Státusz*

28./ Megjegyzések*

A 21-28. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

XII/B alfejezet

Eredeti néprajzi, történeti, művészeti stb. forrásértékkel bíró fényképek egyes intézményektől (MTI, sajtó, megszűnt vállalatok stb.) vagy magánszemélyektől (pl. riporterek) történt tömeges átvétele esetén előfordul, hogy az anyag nem kezelhető egyedileg. Ilyenkor a jelen rendelet 6., ill. 15. §-ai szerinti szekrénykataszteri nyilvántartást lehet választani.

XIII. fejezet

A muzeális intézmények adattáraiban őrzött anyag nyilvántartás szempontjából két funkcionális csoportra osztható:

A./ adattári jelentések, feljegyzések, egyéb (írott, rajzos stb.) dokumentumok,

kiállítási tématervek és forgatókönyvek, vendégkönyvek stb. - hagyományos vagy elektronikus hordozókon;

B./ adattári témájú fényképek, ill. más technikájú képi ábrázolások.

XIII/A alfejezet

Az A./ pont alatt meghatározott adattári dokumentáció nyilvántartásánál kötelező rovatok, illetve bejegyzésük szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

2./ Adattári szám*

Az adattári szám az adattári egység leltári száma. Az „Ad/” jelcsoportból és az ezt követő, egymáshoz kötőjellel kapcsolódó két számcsoportból áll. Utóbbiak közül az első a sorszám, amely 1-től kezdve mindvégig folyamatosan növekszik, növekedését a leltárkönyv kötelező év végi lezárása sem befolyásolja. A második számcsoport a leltározás teljes évszáma. Például: Ad/135-2002. (Amennyiben ez az év végi utolsó adattári egység száma, a következő év az Ad/136-2003. jelzéssel kezdődik.)

Ha az intézményben több, szakágakhoz kapcsolódó adattár működik, az adattári szám első jelcsoportja a megfelelő szakági adattár jelölését is tartalmazza. Pl.: RAd/—régészeti adattár, NAd/—néprajzi adattár stb. (Ez esetben a nyilvántartás „Szakág” rovatát értelemszerűen el lehet hagyni!)

Egy adattári szám alatt kell beleltározni az eszmeileg, tartalmilag összekapcsolódó anyagot, ill. a származását, bekerülését tekintve egy gyűjtésből, ásatásból származó dokumentációt. (Pl.: egy régészeti ásatás teljes kéziratos és rajzanyagát, az ásatási naplót, a térképet, a vázlatot, stb; néprajzi anyag esetében: a gyűjtésről készült jelentést, az ehhez tartozó esetleges rajzvázlatokat, vagy a néhány darabot kitevő helyszíni fénykép- vagy más technikájú, elektronikus felvételeket, a dallamfüzetet, az ajándékba kapott/gyűjtött/vásárolt tárgyak jegyzékét stb.)

Az egy adattári egységben, együtt leltározott különálló lapok/db-ok mindegyikére ismétlődően fel kell írni ugyanazt az adattári számot, és az egyes lapokat/db-okat oldalszámmal kell ellátni.

A későbbiekben az ugyanazon adatközlőtől vagy helyről származó, az előzővel megegyező vagy azzal összefüggő témát érintő adattári anyagot az eredeti adattári alap-egységhez lehet illeszteni, jelezve ezt a tényt a „Megjegyzések” rovatban.

Az adattári számnak a nyilvántartásba vett darabon történő elhelyezésére a leltári számokkal megegyező szabályok vonatkoznak.

3./ Szakág

Az eredeti muzeális anyag határozza meg, amelyre az adattári egység vonatkozik. Egyetlen szakág anyagát felölelő adattárban ill. egyetlen szakág gyűjteményeiből álló intézményeknél e rovat használata nem kötelező.

Az illető muzeológiai szakágat, ill. tudományszakot félre nem érthető rövidített jelzéssel is megnevezhetjük (népr. = néprajz, tört. = történeti muzeológia, rég. = régészet, term.tud. = természettudományi muzeológia, műsz. = műszaki és technikatörténeti muzeológia, stb.)

A szakág megnevezése kiegészíthető pl. a „közm(űvelődés)”, „múz(eum)tört(éneti anyag)” vagy más jelzővel egy közművelődési rendezvény, kiállítás stb. adattári anyaga esetében; illetve: ezek a jelzések önmagukban, önállóan is szerepelhetnek a rovatban.

E megnevezéseket csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött tárgyszólistából szabad választani.

4./ Megnevezés*

E rovatban a leltározásra kerülő tétel/egység „műfaját” kell megnevezni: gyűjtési jelentés, ásatási dokumentáció, visszaemlékezés, pályázat, meg nem jelent kézirat stb.

Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként bejegyezni. Rövidítést használni tilos.

5./ Technika*

E rovatban a tétel részeit külön is jelezni kell. Példák: kézírás és fekete-fehér pozitív papírképek; gépirat és kottalejegyzés, stb. Elektronikus adathordozón lévő anyag esetén e rovatba az elektronikus hordozó minél pontosabb adatait is be kell jegyezni: Sony hangkazetta, VHS rendszerű képmagnó (video) kazetta, CD-ROM, hajlékony lemez (floppy) stb.

6./ Tudományos tartalom*

Ez a rovat három részből/mezőből áll, amelyek közül azonban csak az első használata kötelező minden esetben.

a ) Téma *

Ebben az alrovatban a leltározásra kerülő tétel/egység témáját, tudományos

tartalmát kell röviden, szabatosan megjelölni. Példák: madártani megfigyelések a Kis-Balatonon; Dálnoki Miklós Béla volt miniszterelnökre vonatkozó gyűjtés dokumentációja; az Országos Honismereti Pályázaton I. díjat nyert kézirat, stb.

b ) Hely*

Ez a az alrovat/mező - amennyiben az első alrovat mellett szükséges - annak a helynek a megnevezését tartalmazza, amelyre a leltári tétel tudományos témája - azaz az eredeti muzeális anyag - vonatkozik, illetve amellyel tartalmilag összefügg. (Ez nem szükségszerűen esik egybe a múzeumi célú átvétel - azaz a gyűjtés - helyével). Bejegyzésénél az I. fejezet „A keletkezés/készítés helye” rovatnál irottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.

c) Idő*

Ez az alrovat/mező - amelynek kitöltésére ugyancsak akkor van szükség, ha azt az első alrovatban írottak igénylik - szintén a fenti tudományos témára, muzeális anyagra, azok korára vonatkozik: minél pontosabban meghatározható időpontot, ill. időtartamot jelent. Bejegyzésénél az I. fejezet „Kor” rovatánál írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.

7./ Lelőhely/ gyűjtőhely*

A gyűjtés, feltárás, megszerzés, adattári célú elektronikus felvétel helye. Kitöltésénél az első fejezetben e rovatnál írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni.

8./ Gyűjtő/feltáró

Bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet. Elektronikus adathordozók esetén a XIII/B alfejezet 9. pontjában írottakat kell figyelembe venni.

9./ Adatközlő/szerző/átadó

10./ Adatközlő/szerző/átadó adatai

A 9-10. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

11./ A tételhez tartozó melléklet(ek)*

Melléklet lehet pl. az adattári jelentéshez tartozó elektronikus adathordozó, nagyobb mennyiségű rajz, térkép, fényképanyag, amennyiben azokat célszerű külön dossziéban/egységben tárolni. Ha az eredeti adattári egység későbbi gyűjtések kapcsán jelentős mennyiséggel gyarapszik - e tényt az eredeti egység „Megjegyzések” rovatában feltüntetve - az új anyag is szerepelhet külön, csatolt mellékletként.

12./ Terjedelem/összetétel*

Az adattári egységhez tartozó anyag(részek) - beleértve a mellékleteket is - összegzett darab-, vagy lap- stb. számát értjük alatta. Pl.: 32 lap; 1 lap+2

újságkivágat és 3 db videókazetta.

(Későbbi gyarapodás utólagos rögzítését a „Megjegyzések” rovatban is jelezni kell.)

13./ Leltározó

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

14./ Státusz*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetben e rovatnál írottakat, azzal a különbséggel, hogy „törlés” adattári egységnél nem fordulhat elő, nem engedélyezhető.

15./ Megjegyzések*

A tétel későbbi gyarapodásainak jelzésén túl e rovatba kerülhet: az igen ritkán előforduló, kifejezetten az adattári gyűjtemény számára történt vásárlás, csere, hivatalos átadás vagy ajándék tényének (és a vételárnak) a rögzítése; vagy: amennyiben egy elektronikus adathordozón lévő anyag. rögzítési ideje fontos és eltér a „Tudományos tartalom” „Idő” alrovatában szereplőtől, stb.

XIII/B alfejezet

A B./ pont alatt meghatározott adattári fényképek vagy más technikájú képi ábrázolások, felvételek (elsősorban a mennyiségüknél vagy témájuknál fogva az írott adattári jelentések határain már túlmutató tárgy/kartonfotók, kiállítási biztonsági fotók, megnyitókon, közművelődési rendezvényeken készült fénykép-, videofelvételek stb.) nyilvántartásánál a kötelező rovatok és bejegyzésük szabályai a következőek.

1./ Az intézmény neve

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

2./ Adattári szám*

Az adattári szám képzése megfelel a XIII/A alfejezetben erről írottaknak, azzal, hogy a jelcsoport ebben a gyűjteményben: „Adf/”. (Pl.: Adf/135-2001).

Az eredeti, tudományos forrásértékű anyagoktól eltérően egy adattári szám alatt lehet beleltározni több, eszmeileg, tartalmilag összekapcsolódó felvételt, ill. a származását, bekerülését tekintve egy helyről, egy időből származó darabot. Több felvétel (fényképeknél szétvágatlan csíkban vagy külön-külön őrizve is) egy adattári számon történő leltározása esetén ezt - a „Darabszám” rovatban értelemszerűen jelezni kell. Az egy adattári számra leltározott, különálló felvételek mindegyikére ismétlődően fel kell írni ugyanazt a számot (a szétvágatlan fénykép-csíkok felvételeinél ez szintén megtehető).

3./ Darabszám*

Egy darab esetében is ki kell tölteni. Szétvágatlan fénykép-csík esetében a felvételek számát, összefüggő elektronikus felvételek esetén a hordozók számát jelenti.

4./ Szakág

Bejegyzéséről lásd a XIII/A alfejezetet.

5./ Megnevezés

A rovat rövid, tömör, akár egyszavas meghatározást tartalmaz. Példák: tárgyfotó, biztonsági fotó, megnyitón készült felvételek stb.

Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad megnevezésként a tárgyhoz rendelni (amit esetleg szabadszöveges kiegészítés követhet). E rovatban rövidítést használni tilos.

6./ A felvétel témája*

Ez rövid, tömör leírás: az István Gimnázium jelvénye; a „Magyarország ásványai” kiállítás megnyitója stb. E meghatározásoknál a szakmában használt, köznyelvi elnevezést kell feljegyezni; az esetleges népi elnevezést - pl.: eredeti lelőhelyen fényképezett tárgynál vagy jelenetnél, folyamatnál - kettőspont után, idézőjelek között lehet beírni. Pl.: szalmakosár: „zsombor”; bújócska játék: „kumós” stb.

Régészeti ásatáson készült felvételnél, azon kívül, hogy mit ábrázol a kép, az ásatás meghatározó megjelölését is adni kell (pl.: 18. sír nyugati fala stb.).

Képző- és iparművészeti tárgyak fotóinál a műtárgy alkotója, ill. egy-egy meghatározó ismérve is feltüntetendő. Pl.: Nagy István: Domboldal c. festménye; Víztál, áttört peremmel és kiöntővel.

7./ A felvétel helye

8./ A felvétel ideje

A múzeumban készült tárgyfotóknál, kiállítások biztonsági felvételeinél e rovatokat nem kötelező bejegyezni. A lelőhelyeken fényképezett tárgyaknál és más helyszíni felvételeknél a „Felvétel helye” rovat bejegyzésére az I. fejezetben a Keletkezés/készítés helye rovatról írottak a mérvadóak; a „Felvétel ideje” rovatot a lehető legpontosabban - év, hó, nap - kell kitölteni.

9./ A felvétel készítője

A készítő (fényképész) - a gyűjtemény által épített, ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott - neve; mellé egyes esetekben bekerülhet a felvétel témáját kiválasztó, a felvételhez a szakmai szempontokat megjelölő szakember neve is.

10./ Technika

Csak a gyűjtemény által épített, bővíthető, ellenőrzött listából választott tárgyszavakat szabad használni, amit azonban szabadszöveges kiegészítés követhet.

Példák a felvétel technikájára: ff (fekete-fehér) negatív, ff pozitív papírkép, színes pozitív másolat, nagyítás, diapozitív stb. Egy adattári számon szerepelhet adattári jellegű felvétel negatívja és a belőle készült nagyítás is; ez esetben mindkét technikát meg kell nevezni. Elektronikus adathordozó esetén annak minél pontosabb adatait kell bejegyezni: VHS rendszerű képmagnó (videó) kazetta, CD-ROM, stb.

11./ Méretek, terjedelem

Bejegyzésénél az I. fejezetben írottakat kell értelemszerűen figyelembe venni. Amennyiben egy fénykép a szabvány mérettől nem, vagy csak minimálisan tér el, a szabvány méretet lehet bejegyezni. Ha egy adattári számon szerepel a negatív és a róla készült nagyítás is, mindkettő méreteit közölni kell.

12./ Gyűjtemény és leltári szám*

Csak a múzeum törzsgyűjteményében nyilvántartott (esetleg letétként őrzött) tárgyakról készült fotók esetében kitöltendő rovat. Két részből/mezőből áll. Az elsőben a fényképezett tárgyat őrző gyűjtemény nevét - akár rövidítve - a gyűjtemény által épített, ellenőrzött tárgyszólistából kell megadni/kiválasztani; a másodikba a fényképezett tárgy leltári száma kerül.

13./ Kapcsolódó adattári szám

A felvétel témájára/tárgyára vonatkozó, ahhoz kapcsolódó vagy azzal összefüggő, meghatározását/kiértékelését elősegítő esetleges másik adattári egység(ek) adattári száma kerül a rovatba.

14./ Leltározó

15./ Státusz*

16./ Megjegyzések*

A 14-16. rovatok bejegyzéséről lásd értelemszerűen az I. fejezetet. Az ott írottakon túl e rovatban kell jelezni az igen ritkán előforduló, kifejezetten az adattári gyűjtemény számára történt vásárlás, csere, hivatalos átadás vagy ajándék tényét (és a vételárat), valamint az átadó nevét és adatait - szintén az I. fejezetben írottak figyelembevételével.

***

Az adattárban őrzött anyagokról (tartozzanak a nyilvántartás szempontjából a fenti két csoport bármelyikébe, a hagyományos nyilvántartás esetén sem kötelező leírókartont készíteni; a mutatórendszer(eke)t azonban - az anyag áttekinthetősége, kutathatósága érdekében - hagyományos nyilvántartás esetén kötelező elkészíteni.

A szakmutatózás rendszerét (tematikus, kronológikus, topográfiai, szakágak, „műfajok” szerint stb.) és előállításuk módját a muzeális intézmények - gyűjteményeik adottságait, valamint a kezelés gyakorlati szükségleteit figyelembe véve - maguk állapítják meg. Kívánatos, hogy e tekintetben a szakág szerinti illetékes országos múzeumhoz igazodjanak. Az alapvető cél azonban az, hogy a rendszer(ek) segítségével olyan eszközt kapjanak a muzeológusok és a külső kutatók, amely lehetővé teszi a gyűjtemények anyagának áttekintését, tudományos vagy közművelődési célú kutatását.

XIV. fejezet

A muzeális intézmények gyűjteményeiben nem eredeti, nem teljes tudományos forrásértékkel bíró (és nem adattári jellegű) tárgyak és dokumentumok őrzése is megengedett: pl. kiállítási vagy közművelődési célú, ill. ott használható, hiteles források alapján elkészített másolatok, makettek, mulázsok, berendezések és eszközök stb. Az ilyen segéd- és technikai eszközök jelentős (pénz)értéket is képvisel(het)nek; nyilvántartásuk kötelező. A bejegyzésüknél használt adatok/rovatok, illetve ezek rögzítésének szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

Bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

2./ Leltári szám*

A segéd- és technikai eszközöknél a leltári szám az „S/” betűjelzésből és az azt követő, egymáshoz kötőjellel („választójellel”) kapcsolódó két számcsoportból áll. Utóbbiak közül az első a sorszám, amely 1-től kezdve mindvégig folyamatosan növekszik, növekedését a leltárkönyv kötelező év végi lezárása sem befolyásolja. A második számcsoport a leltározás teljes évszáma. Például: S/139-2002. (Amennyiben ez az év végi utolsó tétel száma, a következő év az S/140-2003. jelzéssel kezdődik.)

A nyilvántartásba vételnek haladéktalanul követnie kell a tárgy megszerzését.

A leltári számnak a leltárba vett darabon történő elhelyezésére az I. fejezetben e rovatnál írott szabályok vonatkoznak.

3./ Megnevezés(ek)*

4./ Darabszám*

A 3-4. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

5./ Leírás, tartalom*

Bejegyzéséről lásd az I. fejezet e rovatából értelemszerűen alkalmazható részeket. Másolatok, makettek, grafikonok vagy térképek esetében a készítés adatainak forrását is meg kell jelölni.

6./ Kor*

7./ A keletkezés/készítés helye*

8./ Készítő/alkotó*

9./ Anyag*

10./ Technika*

11./ Méretek, terjedelem*

12./ Állapot*

13./ A megszerzés módja

14./ Gyűjtő/feltáró

15./ Átadó

16./ Átadó adatai

17./ Vételár*

18./ Leltározó

19./ Őrzési hely/elhelyezés

20./ Képi ábrázolás

21./ Képi hivatkozás

22./ Státusz*

23./ Megjegyzések*

A 6-23. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

***

A kiállítási segéd- és technikai eszközökről hagyományos nyilvántartás esetén sem kötelező sem leírókartont, sem mutató/utaló(karton) rendszert készíteni. Nagyobb mennyiség esetében azonban ez utóbbi - az áttekinthetőség, kutathatóság érdekében - ajánlott. Paramétereit - a gyűjtemény adottságai, valamint a kezelés gyakorlati szükségletei alapján - maga a muzeális intézmény állapítja meg.

XV. fejezet

A jelen rendelet 4. és 13. §-ainak (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról nyilvántartásba vételük során kötelezően rögzítendő adatok, illetve a bejegyzés szabályai a következők.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

Az 1-2. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

3./ Gyarapodási szám*

A gyarapodási szám a beérkezett, részletes feldolgozás előtt álló tétel/darab nyilvántartási száma. „Gy/”, „Gyn/” vagy „Gy.sz./” jelcsoportból(gyarapodás, gyarapodási napló, gyarapodási szám rövidítésből) és egy - folyamatosan növekvő - tételszámból áll. (Pl.: Gy/1., Gy/2., Gy/3. vagy: Gyn/1., Gyn/2. vagy Gysz/1., Gysz/2.) A jelcsoportot úgy kell képezni, hogy eltérjen az intézményben korábban használt hasonló jelölésektől, hogy ne fordulhasson elő a korábban nyilvántartásban használt gyarapodási számok ismétlődése. Amennyiben ezt a betűk segítségével nem lehetne elérni, a számozásban a korábbiakat kell folytatni, és nem (1-től) újrakezdeni.

A gyarapodási számot a nyilvántartásba vett darabon (vagy csomagolásán, tárolóján) is fel kell tüntetni, de oly módon, hogy az a végleges leltározáskor eltávolítható legyen. A gyarapodási számot a gyűjteménybe került anyag addig viseli, amíg végleges (szak)leltárkönyvi számot nem kap.

4./ Megnevezés*

Bejegyzésénél a lehetőségek szerint az I. fejezetben e rovatnál írottak szerint kell eljárni, de mindenképpen törekedni kell a biztos azonosításhoz szükséges pontosságra, részletezettségre. Ennek érdekében, ha szükséges, ki lehet térni a tétel/darab anyagára, korára, megmunkálási technikájára, készítőjére vagy a készítés helyére, egy-egy szavas leírására, méretére, állapotára stb.

5./ Darabszám/mennyiség/terjedelem*

6./ Lelőhely/gyűjtőhely

7./ A megszerzés módja

Az 5-7. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

8./ A megszerzés ideje

A muzeális intézmény birtokába kerülés, ill. a gyűjteménybe érkezés napra pontos dátuma.

9./ Gyűjtő/feltáró

10./ Átadó

11./ Átadó adatai

12./ Vételár*

13./ Adattári szám

A 9-13. rovatok bejegyzéséről értelemszerűen lásd az I. fejezetet.

14./ Leltározó

A bejegyzést végző, annak tartalmáért felelős muzeológus — ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott — neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.) Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus sajátkezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét. Amennyiben a számítógépes rendszer biztosítja a bejegyzést végző muzeológus azonosíthatóságát, a sajátkezű aláírás az év végi zárás szövegében is elegendő.

15./ Befogadó gyűjtemény/ek/

16./ Végleges leltári szám/ok/*

A 15-16. rovatokat az elsődleges muzeológiai feldolgozás nyomán, a megfelelő gyűjteménybe sorolás és a (szak)leltárkönyvbe történt felvétel alapján kell bejegyezni.

A gyűjteményt/szervezeti egységet az intézményen belül kialakított nevével (az intézmény által meghatározott, betűkből és/vagy számokból álló kódjával) kell jelölni. Erre az intézmény által épített, ellenőrzött, kötött tárgyszólistát kell használni.

17./ Átvevő/k/

A befogadó gyűjteményért felelős muzeológus — ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott — neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.) Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus sajátkezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét. Amennyiben a számítógépes rendszer biztosítja a bejegyzést végző muzeológus azonosíthatóságát, a sajátkezű aláírás az év végi zárás szövegében is elegendő.

18./ Megjegyzések*

E rovat olyan bejegyzésekre használható, amelyekre az előbb felsoroltak egyike sem nyújt lehetőséget. Amennyiben a gyarapodási naplóban nyilvántartásba vett kulturális javak későbbi, elsődleges muzeológiai feldolgozása során tudományos szempontú válogatásra, szelektálásra került sor, azt is itt kell bejegyezni, kitérve a szelektálás tényére, okára, a jelentősebb tételeknél pedig a kötelezően felvett jegyzőkönyv számára is. (A tudományos szempontú válogatás/szelektálás műveletét kizárólag a jelen rendelet 22. § (1) bekezdésében meghatározott muzeológus végezheti!)

Amennyiben a megszerzéskor az átadóval az intézmény a kutatást vagy más feltételt szabályozó szerződést/megállapodást kötött, azt e rovatban feltétlenül rögzíteni kell!

XVI. fejezet

A jelen rendelet 7. és 16. §-ainak (1) bekezdésében meghatározott kulturális javakról nyilvántartásba vételük során kötelezően rögzítendő adatok, illetve azok bejegyzésének szabályai az alábbiak.

1./ Az intézmény neve

2./ Szervezeti egység/gyűjtemény

Az 1-2 rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

3./ Sorszám*

A sorszám „D/” (duplumnapló) jelcsoportból, majd egy - 1-től kezdve folyamatosan növekvő - természetes számból áll. Pl.: D/1., D/2., D/3. stb.

4./ Megnevezés*

Bejegyzésénél a lehetőségek szerint az I. fejezetben e rovatnál írottak szerint kell eljárni, de mindenképpen törekedni kell a biztos azonosításhoz szükséges pontosságra, részletezettségre.

5./ Darabszám*

Használata elsősorban akkor fontos, ha a bejegyzés nem 1 darabot tartalmaz; de 1 db esetén is kitöltendő.

6./ Leírás*

A jellemző külső ismertető jegyek - egyértelmű azonosításhoz szükséges - pontos leírását kell röviden, tömören megadni. Ennek érdekében ki lehet térni a darab anyagára, korára, megmunkálási technikájára, készítőjére vagy a készítés helyére, egy-egy szavas leírására, méretére, állapotára stb. is.

7./ A megszerzés módja

8./ Átadó

9./ Átadó adatai

10./ Vételár*

11./ Leltározó

A 7-11. rovatok bejegyzéséről lásd az I. fejezetet.

12./ A kikerülés okmányának száma*

Az átadás, csere stb. jegyzőkönyvének adattári vagy iktatószáma, jelzése.

13./ Lebonyolító

Az átadást lebonyolító muzeológus annak tartalmáért felelős muzeológus — ellenőrzött tárgyszólistából kiválasztott — neve. (Csak egyszeres választás lehetséges.)

Hagyományos nyilvántartás esetén e rovatban a muzeológus sajátkezű aláírása szerepel; számítógépes nyilvántartás esetén a muzeológus a leltárkönyvi formában történt kinyomtatás után igazolja aláírásával a bejegyzések valódiságát, helyességét.

14./ Átvevő

Az átvevő későbbi azonosítását is lehetővé tévő adatai szerepelnek e rovatban: neve, (lak)címe; hagyományos nyilvántartás esetén eredeti aláírása is.

15./ Megjegyzések*

E rovat olyan egyedi bejegyzésre használható, amelyekre az előbb felsoroltak nem nyújtanak lehetőséget.